Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

TEKNOLOGI INFORMASI DALAM ORGANISASI



Latar Belakang
Teknologi informasi adalah teknologi yang  digunakan untuk menghasilkan  informasi. Teknologi informasi merupakan sistem yang terintegrasi yang digunakan untuk menjaring data, mengolah dan mengirimkan atau menyajikan secara elektronik menjadi informasi dalam berbagai format yang bermanfaat bagi pemakainya.
Dewasa ini, teknologi informasi berkembang sangat luar biasa. Teknologi informasi semakin canggih dan bisa digunakan untuk mendukung berbagai aktivitas, baik untuk kegiatan organisasi, individu dan juga sosial. Perkembangan teknologi informasi pada saat ini sudah menjadi suatu kebutuhan yang sangat vital bagi kehidupan masyarakat, sekaligus menjadi tempat bergantung para penggunanya untuk menyelesaikan berbagai permasalahan. Penggunaan teknologi informasi juga berdampak pada proses perubahan yang terjadi tidak hanya di dalam aktifitas masyarakat secara individu tetapi juga organisasi, seperti struktur, otoritas, kekuatan, tugas dalam pekerjaan, jenjang karier karyawan, supervisi, serta pekerjaan manager.
Pengaruh yang ditimbulkan amatlah besar, terutama dalam tatanan organisasi. Teknologi informasi, seperti surat elektronik (email), video conferencing, voice messaging, faksimili maupun papan buletin komputer dapat mengubah cara bekerja seseorang terutama bagi sebuah organisasi. Contohnya, penggunaan surat elektronik (email) ataupun sejenisnya dalam tatanan organisasi dapat menghilangkan pesan berganda kepada orang yang kita tuju ataupun meniadakan waktu menunggu sampai pesan-pesan tersebut ada didalam kantor si penerima. Dari contoh kecil diatas, dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi telah mengubah organisasi secara mendasar. Dengan kata lain, dapat dikatakan bahwa dengan adanya perkembangan Teknologi Informasi ini, memungkinkan suatu organisasi untuk mengalami transformasi.
Teknologi informasi muncul sebagai akibat semakin merebaknya globalisasi dalam kehidupan organisasi. Teknologi informasi memiliki peranan utama dalam mempelajari organisasi. Organisasi adalah sebuah sistem terbuka, dan teknologi organisasi merupakan cerminan dari kondisi lingkungan organisasi dan juga jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi. Teknologi saat ini tidak bisa dipisahkan dari jalannya sebuah organisasi. Karena dengan keberadaan teknologi informasi, menjadi faktor penentu utama dari keberhasilan organisasi (Gordon & Gordon, 2000).
 
Peranan Teknologi Informasi dalam Organisasi
Seperti kita ketahui, dalam kehidupan kita dimasa mendatang sektor teknologi merupakan sektor yang paling dominan. Siapa yang menguasai teknologi, maka dia akan menjadi pemimpin dunia. Teknologi informasi memiliki peranan penting di berbagai bidang, khususnya adalah dalam bidang organisasi. Teknologi informasi sudah menjadi kebutuhan dasar bagi setiap organisasi terutama dalam menjalankan aktivitas organisasi.
Peran teknologi informasi diperlukan dalam dunia organisasi sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan suatu persaingan yang pasti terjadi dalam dunia organisasi. Ditambah lagi kita dihadapkan oleh kenyataan bahwa saat ini dunia berada pada era persaingan yang sangat ketat. Adanya peran teknologi informasi dalam organisasi memungkinkan setiap proses yang dijalankan menjadi lebih mudah dan cepat. Dengan menggunakan teknologi informasi, kendala jarak dan biaya operasional menjadi bukan masalah yang utama lagi. Dengan kata lain, teknologi informasi dapat memenuhi kebutuhan informasi dalam suatu organisasi dengan sangat cepat, tepat waktu, relevan dan akurat (Wilkinson dan Cerullo, 1997).
Peranan teknologi informasi bagi sebuah organisasi dapat dilihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry. Terdapat lima peranan mendasar teknologi informasi dalam organisasi, yaitu:
1. Fungsi Operasional. Membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping setelah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai firm infrastructure.
2. Fungsi Monitoring and Control. Mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer. Sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.
3. Fungsi Planning and Decision. Mengangkat teknologi informasi ke tataran peranan yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana kegiatan organisasi dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan organisasi yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya.
4. Fungsi Communication. Secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era organisasi modern, dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.
5. Fungsi Interorganisational. Merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa organisasi untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah organisasi lain. Tipe dan fungsi peranan teknologi informasi ini secara langsung akan berpengaruh terhadap rancangan atau desain struktur organisasi, dan struktur organisasi departemen, divisi, atau unit terkait dengan sistem informasi, teknologi informasi, dan manajemen informasi.
Selain itu, teknologi informasi secara umum juga mempunyai beberapa peranan dalam organisasi, diantaranya sebagai berikut:
1. Minimal Risk. Setiap kegiatan dalam organisasi memiliki resiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Kehadiran teknologi informasi selain mampu membantu organisasi mengurangi resiko yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu organisasi dalam mengelola resiko yang dihadapi.
2. Reduce Costs. Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional organisasi pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas organisasi. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:
a. Eliminasi proses, implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu.
b. Simplifikasi proses, berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat di sederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi.
c. Integrasi proses, teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis.
d. Otomatisasi proses, mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi.
3. Add Value. Menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.
4. Create New Realities. Mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi organisasi, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Teknologi informasi telah menjadi bagian penting dan tidak terpisahkan dari setiap kegiatan organisasi. Dari organisasi besar yang memelihara sistem mainframe dan database, hingga organisasi kecil yang memiliki satu komputer, teknologi informasi pasti memiliki peran didalamnya. Alasan penggunaan teknologi dalam dunia maya sekarang dapat ditentukan dengan melihat bagaimana teknologi informasi digunakan di seluruh dunia organisasi. Berikut beberapa peranan teknologi informasi didalam organisasi modern:
1. Komunikasi. Bagi banyak perusahaan, email menjadi sarana komunikasi utama antara karyawan, supplier dan pelanggan. Email adalah salah satu pendorong awal terciptanya Internet, memberikan sarana sederhana dan murah untuk berkomunikasi. Seiring waktu, alat komunikasi semakin banyak diciptakan, mulai dari live chat, online meeting tools, dan juga sistem video-conference. Telepon dengan Voice Over Internet Protocol (VOIP) dan smart-phone juga menawarkan cara yang lebih canggih dalam melakukan komunikasi. Dengan adanya kemudahan teknologi ini, pegawai dapat dengan mudah membuat keputusan secara cepat dalam organisasi.
2. Manajemen Inventaris. Dalam mengelola inventaris, organisasi perlu mempertahankan persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan tanpa berinvestasi lebih dari yang mereka butuhkan. Sistem manajemen inventaris melacak jumlah setiap item yang dimiliki organisasi, memicu pesanan stok tambahan saat jumlahnya jatuh di bawah jumlah yang telah ditentukan sebelumnya. Sistem ini paling baik digunakan saat sistem manajemen inventaris terhubung ke sistem point-of-sale (POS). Sistem POS memastikan bahwa setiap kali barang terjual, salah satu item tersebut dihapus dari jumlah inventaris, membuat informasi closed-loop antara semua departemen.
3. Manajemen Data. Dulu, perusahan memiliki ruangan arsip yang berisi deretan lemari arsip dan surat-surat dokumen. Saat ini, sebagian besar perusahaan menyimpan dokumen digital mereka di server dan perangkat penyimpanan. Dokumen ini tersedia untuk semua orang di organisasi, terlepas dari manapun mereka berada. Organisasi dapat menyimpan dan melakukan maintain data historis secara ekonomi, dan karyawan mendapat keuntungan dengan akses langsung ke dokumen yang mereka butuhkan.
4. Sistem Informasi Manajemen. Menyimpan data menjadi sebuah keuntungan jika data tersebut dapat digunakan secara efektif. Organisasi yang progresif menggunakan data sebagai bagian dari proses perencanaan strategis. Sistem informasi manajemen memungkinkan perusahaan untuk melacak data penjualan, biaya dan tingkat produktivitas. Informasi dapar digunakan untuk melacak keuntungan dari waktu ke waktu, memaksimalkan laba atas investasi dan mengidentifikasi area perbaikan. Manajer dapat melacak penjualan setiap harinya, sehingga memungkinkan mereka untuk bereaksi saat angka penjualan yang diharapkan dibawah perkiraan dengan cara meningkatkan produktivitas karyawan atau dengan mengurangi biaya barang. Selain itu, sistem informasi manajemen dapat membantu manajer dalam mengambil sebuah keputusan.
5. Manajemen Hubungan Pelanggan. Perusahaan menggunakan teknologi informasi untuk meningkatkan cara mereka mendesain dan mengelola hubungan pelanggan. Sistem Customer Relationship Management (CRM) menangkap setiap interaksi yang dimiliki organisasi dengan pelanggan, sehingga peningkatan pengalaman pelanggan bisa dilakukan. Jika pelanggan menghubungi call center dengan suatu masalah, perwakilan customer support akan dapat melihat apa yang dibeli pelanggan, melihat informasi pengiriman, memberikan pelatihan manual untuk penggunaan barang tersebut dan menanggapi secara efektif masalah tersebut. Seluruh interaksi tersimpan dalam sistem CRM, sehingga jika pelanggan menelepon lagi, sudah ada data-data yang dibutuhkan.
 
Dampak teknologi informasi dalam organisasi
Dampak teknologi informasi bagi organisasi dapat dilihat dari dapat tidaknya teknologi informasi menunjang dan membantu organisasi dalam melaksanakan dan mencapai strategi organisasi secara keseluruhan. Hal tersebut sesuai dengan apa yang dikemukan oleh Romney (2006), bahwa teknologi informasi di dalam organisasi bukan merupakan strategi dasar dari organisasi tersebut, implementasi teknologi informasi digunakan untuk membantu dalam pencapaian strategi organisasi. Dengan menggunakan teknologi informasi, akses terhadap proses kegiatan organisasi dapat dilakukan dengan cepat sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih cepat, tepat, dan akurat dan pada akhirnya tujuan organisasi dapat tercapai.
Dengan diterapkannya teknologi informasi dalam organisasi, terdapat berbagai dampak bagi organisasi, diantaranya teknologi informasi dapat membawa sejumlah perubahan seperti struktur hierarki organisasi menjadi semakin melebar/flat, kewenangan yang cenderung terdesentralisasi, perubahan struktur kekuasaan yang cenderung terdistribusi; perubahan dalam job content, dan perubahan manajemen sumber daya manusia dalam organisasi, serta membantu manajer dalam pembuatan keputusan.
Selain dampak-dampak yang telah disebutkan diatas, masih terdapat pengaruh-pengaruh lain yang disebabkan oleh diterapkannya teknologi informasi dalam organisasi. Pengaruh positifnya antara lain :
1. Sebagai media untuk menganalisis kondisi pasar.
2. Sebagai media untuk mengawasi kinerja organisasi.
3. Sebagai media untuk meningkatkan kualitas informasi.
4. Penghematan biaya, waktu, dan peningkatan produktivitas.
5. Sebagai media untuk mengolah data dengan cepat dan akurat.
6. Untuk membantu aktivitas manajemen sumbar daya manusia.
7. Untuk membantu memperbaiki pelayanan pada pelanggan, maupun anggota dan pengurus organisasi itu sendiri.
8. Untuk membantu aktivitas manajemen dan pelayanan administratif, seperti E-mail, Voice Mail, Word Processing, Database Management Systes, dan Social Media.
9. Sebagai pembuat, pengerat, pemelihara, dan penjaga hubungan komunikasi antar anggota, pengurus organisasi, pimpinan organisasi, pihak organisasi lain, dan masyarakat luas.
Selain menghasilkan pengaruh positif, penerapan teknologi dalam organisasi juga dapat menimbulkan beberapa pengaruh negatif bagi organisasi, seperti :
1. Besarnya kemungkinan untuk aksi penyalahgunaan teknologi informasi.
2. Mengurangi sifat sosial manusia, karena cenderung lebih suka berhubungan lewat media sosial daripada bertemu langsung.
3. Besarnya kemungkinan terjadi pada diri individu ketidakpuasan kerja, dehumanisasi dan dampak psikologis, serta information anxiety.
4. Tingginya kemungkinan masalah resistance to change. Masalah ini harus dihilangkan karena hal ini dapat mengakibatkan menurunnya produktivitas, meningkatkan angka absensi, dan mengurangi motivasi atau pemogokan kerja (Gordon, 1993). Untuk mencegah kondisi yang tidak diinginkan, Gordon menyarankan agar :
a. Anggota organisasi dilibatkan dalam pelaksanaan tugas tertentu dan menciptakan lingkungan yang mendukung kualitas anggota organisasi. Selain itu perlu memberikan kesadaran pada anggota organisasi bahwa penggunaan teknologi informasi dapat memberikan manfaat dalam jangka panjang dan menunjukkan kelemahan sistem lama.
b. Untuk mengurangi resistance to change terhadap perubahan implementasi teknologi informasi, hal-hal yang dapat dilakukan menurut Gordon antara lain adalah : communication, educational program, evolusional change, employee involment, new policies and procedures, staff change, temporary structure dan steering committee.
c. Anggota organisasi perlu mendapatkan tambahan pendidikan dan pelatihan serta pemberian keterampilan-keterampilan yang relevan, untuk dapat memiliki keahlian dan kemampuan tentang teknologi informasi.
d. Tetap menjaga keamanan. Misalnya dengan menyimpan komputer pada tempat yang aman, hanya boleh digunakan oleh orang-orang tertentu yang berkepentingan, penggunaan password, dan pembuatan access control matrix.
 
Pengaruh teknologi informasi dalam organisasi
Teknologi merupakan sesuatu yang tidak dapat kita cegah. Seiring dengan berkembangnya zaman maka teknologi juga ikut berkembang dan berubah. Perkembangan dan perubahan ini merupakan dampak dari hadirnya teknologi di tengah masyarakat. Semakin canggih teknologi maka kita dituntut untuk bisa mengusainya. Sebab jika saat ini kita tertinggal oleh teknologi maka kita juga pasti akan ketinggalam zaman sebagaimana tujuan media dalam komunikasi massa.
Sudah bukan zamannya lagi surat menyurat atau saling berkirim telegram. Dimana waktu yang dibutuhkan untuk saling berkomunikasi menjadi lama sebagaimana macam-macam komunikasi kelompok. Jika dahulu anda menggunakan surat membutuhkam waktu berminggu minggu untuk menunggu balasannya. Maka sekarang ini, untuk berhubungan dan berkomunikasi dengan seseorang yang jauh hanya membutuhkan waktu sepersekian detik lewat sambungan telepon sebagaimana mengatasi penyebab keemasan organisasi dalam komunikasi massa.
Bahkan kini orang-orang bisa langsung saling menyapa dengan bertatap muka melalui teknologi video call. Lalu seberapa besar pengaruh teknologi komumikasi dalam organisasi. Tentu pengaruhnya sangat besar dalam kegiatan organisasi. Adapun pengaruh teknologi informasi terhadap organisasi sebagai berikut:
1. Sebagai Alat Bantu Komunikasi
Pengaruh teknologi dalam komunikasi organisasi yang pertama pastinya adalah sebagai alat bantu komunikasi. Teknologi akan membantu komunikasi berlangsung lebih efektif dan efisien dalam komunikasi kepemimpinan. Tentunya hal ini membuktikan bahwa adanya teknologi dalam komunikasi samgat berpengaruh positif bagi berlangsungnya komunikasi. Bisa jadi hal inilah yang nantinya akan berpengaruh dalam keberlangsungan sebuah organisasi.
2.Mengefisiensikan Waktu
Teknologi informasi tentu saja mampu mengefisiensikan waktu. Sebab penggunaaan teknologi akan semakin mempercepat sampainya informasi. Terlebih dalam sebuah organisasi kecepatan dan ketepatan amatlah diperlukan. Sehingga hadirnya teknologi informasi dalam organisasi nyatanya akan sangat bermanfaat.
3. Efisiensi Biaya
Selain waktu, kehadiran teknologi informasi juga berpengaruh kepada efisiensi biaya. Dalam hal ini, organisasi tak perlu lagi mengeluarkam biaya promosi yang besar agar organisasinya dapat dikenal. Cukup gunakan teknologi dengan bekal media sosial yang saat ini hampir digunakan oleh setiap orang dalam proses komunikasi efektif . Selain murah bahkan cenderung gratis, cara ini juga dinilai cukup efektif.
4. Perubahan Budaya Kerja
Ternyata teknologi informasi juga dapat bepengaruh pada perubahan budaya kerja dalam komunikasi organisasi . Bagaimana tidak, sebab saat ini banyak organisasi yang mewajibkan anggota mereka yang hadir untuk memperlihatkan kehadiran melalui foto. Jika sudah begini maka tentu tidak ada lagi yang namanya titip-titip absensi sebagaimana saat teknologi yang canggih belum hadir. Hal ini tentu akan membawa dampak pada perubahan perilaku kerja sekaligus juga mendisiplikan para anggota organisasi.
5. Perubahan Prilaku
Bukan hanya perubahan budaya kerja ternyata teknologi informasi juga mampu berpengaruh pada perubahan perilaku individu yang berada dalam organisasi. Perubahan ini diawali dari tadinya mereka yang jarang muncul dalam pertemuan akan lebih disiplin untuk muncul dan datang. Selain itu, hal ini dapat berpengaruh pada perubahan perilaku mendasar seperti sikap ramah tamah dan lebih sering berbicara dalam forum-forum diskusi menghindari penyebab terjadinya konflik dalam organisasi.
6. Pola Komunikasi
Bisa dikatakan kehadiran teknolohi informasi pasti akan berpengaruh pada pola komunikasi yang digunakan. Teknologi mampu membuat anggota dalam organisasi lebih dekat dan erat satu sama lain menjadi penyebab keberhasilan dalam organisasi. Sebab jalinan hubungan mereka tidak hanya terjalin di dalam forum. Mereka dapat bertukar informasi melalui kontak person, tentunya tidak akan ada kecenderungan untuk bersikap pasif.
7. Bentuk Informasi
Penggunaan teknologi informasi juga berpengaruh signifikan pada bentuk informasi yang biasa diberikan sebagai pola komunikasi organisasi . Jika sebelumnya kita menggunakan papan pengumunan jika ada informasi yang harus diketahui publik. Namun, kini bentuk komunikasi yang demikian sepertinya sudah ketinggalan zaman. Organisasi akan dimudahkan dengan teknologi informasi yang bisa digunakan sebagai penyalur berbagai pengumuman yang bisa dengan cepat di terima oleh para anggota.
8. Proses Lebih Cepat
Seperti yang telah disampaikan sebelumnya, teknologi sifatnya bukan menghambat namun malah dapat mempercepat proses. Teknologi informasi sebagai kasalitator dalam proses organisasi. Dimana informasi yang sifatnya urgent atau hal-hal yang berkaitan dengan penanganan cepat akan bisa sampai kepada anggota dengan cepat pula. Sehingga hal ini tentu akan berdampak pada ketepatan dan ketepatan penanganan pasca informasi diterima.
9. Pengambilan Keputusan Lebih Cepat
Teknologi informasi memberikan dampak yang cukup krusial dalam proses organisasi . Dimana dengan penyajian data yang cepat dan akurat akan memudahkan para pemimpin organisasi dalam mengambil keputusan yang cepat dan tepat. Sebab, dalam kondisi yang darurat terkadang kita diharuskan mengambil keputusan dalam waktu singkat. Nah, dalam hal ini pastinya kita membutuhkan data pendukung yang akurat sehingga jangan sampai mengambil keputusan yang salah.
10. Sistem yang Teritegerasi
Sebuah organisasi tentunya tidak berdiri sendiri, biasanya mereka memiliki cabang atau organisasi serupa yang bergerak dibidang yang sama namun lokasinya berada di luar daerah. Tentunya dibutuhkan komunikasi yang sinergis sehingga apa yang ada diorganisasi A juga sama dengan yang ada pada organisasi A anakan. Dalam hal ini teknologi informasi berperan sangat penting, sebab akan memberikan dampak berupa sistem yang bisa teritegrasi.
11. Mempercepat Kemajuan Organisasi
Pengaruh lain dari hadirnya teknologi informasi tidak lain adalah dapat memberikan kecepatan organisasi dalam mencapai kemajuan. Jika teknologi di gunakan dengan bijak dan sesuai dengan fungsinya. Maka tentu kemajuan serta apa yang dicita-citakan oleh sebuah organisasi akan dengan mudah dapat dicapai. Tentunya hal ini juga membutukam dukungan dari para pengguna teknologi informasi dalam memajukan organisasinya.
12. Penghematan Alokasi Dana
Pengaruh penggunaan teknologi informasi akan bisa menghemat alokasi penggunaan dana. Sebab ternyata teknologi mampu mengefisienkan kinerja dan meminimalisir biaya operasional. Beberapa biaya yang bisa dipangkas seperti biaya promosi, cetak banner dan spanduk yang tentunya sudah bukan zamannya lagi. Promosi lewat teknologi akan lebih efektif dan menarik minat masyarakat.
13. Semua Jadi Serba Otomatis
Jika dahulu, semuanya serba manual, kini semenjak teknologi hadir semuanya menjadi serba otomatis, mengirim laporan secara otomotis, absensi secara otomatis, dan melakukan berbagai pekerjaan dengan otomatis. Tentu saja hal ini sangat memudahkan dan mempersingkat waktu pengerjaan. Sehingga segala sesuatunya menjadi lebih mudah.
 
Strategi Pengelolaan Teknologi Informasi dalam Organisasi
Pada dasarnya tujuan teknologi informasi adalah menjamin tercapaian tujuan atau target organisasi. Untuk mengidentifikasi tujuan penggunaan teknologi informasi dapat dilakukan dengan sistem pengukuran balanced scorecard. Dari sistem pengukuran ini, akan diperoleh beberapa proses penting, yaitu:
1. Menentukan visi dan strategi organisasi.
2. Mengkomunikasikan dan mengaitkan beberapa tujuan dan ukuran strategis.
3. Merencanakan, menetapkan sasaran serta menyelaraskan berbagai inisiatif strategis.
4. Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis.
Bahkan hingga saat ini sudah banyak organisasi-organisasi yang bergerak di bidang teknologi informasi meluncurkan produk-produk yang berhubungan dengan pengelolaan balanced scorecard itu sendiri. Salah satu contoh, PUSINTEK Kementerian Keuangan RI sedang mengembangkan aplikasi yang bertujuan penentuan arah kebijakan berupa pengendalian work flow. Hasil rapat pimpinan dan persuratan adalah aplikasi yang diadopsi dari konsep balanced scorecard. Dengan aplikasi ini, pemegang kendali keuangan negara dapat menentukan arah dan strategi kebijakan keuangan dengan lebih mudah.
Strategi pengelolaan teknologi informasi berkaitan dengan tata kelola teknologi informasi pada organisasi. Pada dasarnya, penentu arah kebijakan teknologi informasi pada suatu organisasi adalah pimpinan tertinggi dari organisasi tersebut. Sebagai pengelola lapangan adalah manajer divisi teknologi informasi organisasi tersebut. Adapun peran dari manajer divisi teknologi informasi tersebut adalah:
1. Menyelaraskan strategi bisnis dan STI secara dua arah.
2. Menciptakan hubungan yang efektif dengan manajer lini.
3. Merencanakan, merancang dan mengimplementasikan sistem-sistem baru.
4. Membangun dan mengelola infrastruktur
5. Meningkatkan keahlian organisasi STI
6. Mengelola kerjasama dengan pemasok.
7. Membangun kinerja yang tinggi
8. Mendisain ulang dan mengelola organisasi STI
Strategi teknologi informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan Startegis Sistem Informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapian bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari teknologi informasi untuk menentukan strategi organisasi adalah salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan performa organisasi. Strategi teknologi informasi diperlukan untuk:
1. Pengetahuan mengenai teknologi baru
2. Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis
3. Dibahas dalam diskusi perusahaan
4. Memahami kelebihan kekurangan teknologi
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia organisasi, maka menuntut teknologi informasi untuk menghasilkan Sistem Informasi yang layak dan mendukung kegiatan organisasi. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang teknologi informasi. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya Perancangan Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan menghasilkan sistem informasi yang mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia organisasi, peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak teknologi informasi.
 
Kesimpulan
Dari pembahasan diatas dapat ditarik beberapa kesimpulan, yaitu:
1. Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan.
2. Teknologi informasi sangat dibutuhkan oleh organisasi baik kecil maupun besar.
3. Dengan adanya teknologi informasi maka pelayanan yang diberikan, khususnya pada organisasi, akan semakin cepat dan akurat.
4. Penerapan teknologi informasi dapat memberikan dampak positif maupun dampak negatif bagi suatu organisasi. Dengan adanya dampak negatif dan positif dari kehadiran TI tersebut, seharusnya semakin membuat organisasi berpikir bagaimana dampak negatif dieliminasi sedangkan dampak positif dimanfaatkan
5. Strategi teknologi informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang teknologi informasi.
 
Saran
Teknologi informasi merupakan teknologi yang digunakan untuk memperoleh informasi baik itu secara internal maupun eksternal yang diakibatkan oleh globalisasi yang terus berkembang. Organisasi merupakan sistem yang terbuka sehingga arus perkembangan tersebut akan secara bebas masuk kedalam suatu organisasi. Penerapan teknologi yang ada dalam organisasi harus disesuaikan dengan karakteristik dari organisasi itu sendiri supaya tidak terjadi adanya pertentangan. Dengan adanya teknonolgi informasi dapat memberikan peran yang cukup signifikan baik itu terhadap efisiensi kerja atau budaya kerja antar anggota, antar unit, atau intuisi secara keseluruhan yang ada dalam organisasi tersebut, sehingga teknologi dengan organisasi memiliki keterkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain.
Teknologi informasi akan berkembang dengan cepat dan akan terus berkembang sampai masa depan. Penggunaan teknologi informasi akan semakin meningkat. Teknologi informasi membawa dampak positif dan negatif bagi organisasi, individu, maupun sosial masyarakat. Kegunaan akan teknologi informasi dapat dirasakan manfaatnya bila teknologi informasi dikelola dengan cara yang baik dan bertanggung jawab. Apabila teknologi informasi dapat dikelola dengan baik, teknologi informasi dapat membantu menyelesaikan permasalahan dalam organisasi, individu, dan juga sosial masyarakat.

Post a Comment for "TEKNOLOGI INFORMASI DALAM ORGANISASI"